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2021年06月20日 [新着情報]

会議の事前準備3ステップ《BrilliantPort|沖縄県那覇市貸し会議室》

会議の事前準備TOP|ブリリアントポート

皆様、こんにちは!

レンタルスペースBrilliant Port スタッフの新城です🤗
本日は、会議の事前準備についてご紹介いたします。

会議、ミーティング、研修会、商談 ・・・etc
何をするにも共通しているのは、事前準備がしっかりできているかどうかで
本番の流れがグッと変わることです(^^)/

皆さんは、こんな事で困っていませんか?

「会議中、話が逸れてしまって、思うように進まない。」
「情報量が多すぎて、結局何を伝えたいのかわからない。」
「なかなかアイディアが出なくて、会議が進まない。」
「先輩から会議のセッティングをお願いされたけど、何から始めたらいいの?」

こんなお悩みを解消しスムーズな会議にするためのコツを
3ステップでご紹介させて頂きます👏👏
今回、わかりやすくする為、4つのCASEタイプを例に挙げてご紹介いたします!
是非、会議、ミーティング、研修会、商談 などの事前準備をする際は
こちらを参考に、それぞれの項目をメモしながら進めてみてくださいませ<(_ _)>

STEP.1
会議の事前準備_1|ブリリアントポート
@会議のゴールを設定する。
先ずは、何のために会議を行うのか明確にします。
その為に、最終的なゴールを設定し、必要であればゴールに向けての会議計画をたてます。
単発で済む会議であったとしても、この会議のゴール地点を明確に定める事が重要です。
ゴールを明確にして、今回の議題テーマを決定します。
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【CASE1.新規事業立案会議】 最終ゴール:新規事業の立ち上げ
▶第1回:アイディア出し、第2回:選考会・事業案決定、第3回:事業計画・役割分担・・・

【CASE2.チームミーティング】 最終ゴール:チーム売上目標設定
▶第1回:現状課題整理、第2回:課題解決に向けた取組案・・・

【CASE3.新人研修会】 最終ゴール:研修終了試験合格
▶第1回:ビジネスマナー習得、第2回:PCスキル習得、第3回:セールススキル習得・・・

【CASE4.自社製品導入商談】 最終ゴール:契約締結
▶第1回:顧客ニーズのヒアリング、第2回:選定商品プレゼン、第3回:アフターフォロー説明・・・
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A会議の進行内容を設定する。
ゴールと議題テーマが決定したら、会議の中身を組み立てていきます。
会議の台本ともいえる進行内容をしっかり組み立てないと
いつも特定の人しか発言しない、次に何を進めたらいいかわからない、という風に
なりかねないので、ここで骨組みをしっかり立てていきます。
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【CASE1.新規事業立案会議】 議題:アイディア出し
▶進行役:〇〇、議事録:〇〇
 参加者:開発部〇名、デザイン部〇名、営業部〇名
 候補案収集方法:1部署につき1案、事前収集
 発表者:開発部〇〇さん、デザイン部〇〇さん、営業部〇〇さん

【CASE2.チームミーティング】 議題:現状課題整理
▶進行役:〇〇、議事録:〇〇
 参加者:営業部 国際営業担当チーム全員
 エリア別の現状課題:南部、中部、北部
 決める事:課題優先度
 
【CASE3.新人研修会】 テーマ:ビジネスマナー習得
▶講師:〇〇先生、記録係:〇〇
 テキスト〇p〜〇p、問題集〇p
 基礎編、応用編の習得
 成果確認:小テスト@〜D

【CASE4.自社製品導入商談】 テーマ:顧客ニーズのヒアリング
▶顧客名:〇〇様、担当:〇〇
 ヒアリング内容:現状お使いの製品、メリット、デメリット、顧客の優先順位
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B大体の時間配分を設定する。
骨組みを組み立てる事ができたら、次は時間配分です。
全てケースにおいて共通事項となりますが、想定しているのが
1時間の会議であれば45分、30分の会議であれば20分で終了できるよう、少し余裕をもって設定します。
また、何か案を発表してもらう、プレゼンをしてもらう場合は
1案につき3分以内でスピーチしてもらい、5分間の質疑応答を加えましょう。
もし会議本番で質疑が出なかった場合は、5分を待たずに次へ進みます。


STEP.2
会議の事前準備_2|ブリリアントポート
@場所、日時を設定する。
会議の内容が決まれば、場所と日時を設定します。
複数人が参加する場合、日程調整が難しいケースがほとんどです。
そういった場合、「調整さん」などのツールを活用すると大変便利です。

日時が決まったら、場所を確保します。社内に会議室が併設されている場合は、早めに押さえた方が良いでしょう。
会議室が併設されていない場合は、最寄の貸し会議室場やレンタルスペースへ予約申込をする必要があります。
もし、沖縄県の中心部那覇市でお探しの方がいらっしゃれば
是非、当レンタルスペースBrilliant Port までご用命くださいませ。

A会議内容を事前共有する。
場所と日時も確定できたら、参加者へ事前に内容を電子メールで共有します。
この時に、会議がスムーズに進むよう、当日までに各自準備するものがあれば、合わせてお知らせします。
提出してほしいものがあれば、期限を決めて募集をします。
発表やプレゼンをする側は、適度な写真やグラフなどを使って
誰が見てもわかりやすい資料を作成する事を心掛けます。
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【CASE1.新規事業立案会議】 議題:アイディア出し
▶〇月〇日(火)10:00〜11:00 (@1F花ルーム)
 【議題:〇〇のアイディア案発表】
  各部門より1案選出。発表担当者はPPTデータ4枚に纏めて総務部へ〇日までに提出してください。

【CASE2.チームミーティング】 議題:現状課題整理
▶〇月〇日(火)10:00〜11:00 (@1F鳥ルーム)
 【議題:現状課題整理】
  各エリア毎の課題点を添付の表に纏めて〇日までに部長へ提出。
 
【CASE3.新人研修会】 テーマ:ビジネスマナー習得
▶〇月〇日(火)10:00〜11:00 (@2F 研修室)
 【テーマ:ビジネスマナー基礎から応用】
  テキスト〇p〜〇pまで(小テストあり)各自添付の事前アンケートに回答すること。

【CASE4.自社製品導入商談】 テーマ:顧客ニーズのヒアリング
▶〇月〇日(火)10:00〜11:00
 場所:〇〇コーヒーショップ 〇〇店
 お打合せの内容について、ヒアリングシートを御送付致します。
 お手数をおかけし恐縮ではございますが、〇日までに御回答のうえご返送頂けますと幸いです。
 当日は、御回答頂いたヒアリングシートの内容を基に、お話させて頂きます。
 何卒宜しくお願い申し上げます。
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B会議資料を準備する。
事前に送付をしてもらった資料などをもとに、当日の会議資料を作成します。
発表形式であれば、それぞれのデータを集約させて、開くファイルをひとつに纏めます。
配布資料のデータができたら、最終チェックをして会議前日に再度参加者へ送付します。

STEP.3
会議の事前準備_3|ブリリアントポート
@使用機器を事前に準備する。
さぁ、ここまで来たらラストスパートです!
会議で使用するプロジェクターやスクリーン、マイクなどの機材をチェックします。
こういった確認は前日までに終わらせておくのが理想ですが、どうしても難しい場合は開始10分前迄に状態を確認しに行きます。
プロジェクターなどを使う場合は、繋ぐPCとの接続端子が合うか確認し
一度起動して、PC画面がちゃんと映し出されるかを確認します。
マイクや音を鳴らす場合は、音量の目安などをチェックします。

A通信状態を確認する。
最近、特に忘れてはならないのが、通信状態のチェックです。
リモートワークや、WEB会議で参加する人がいるのであれば、事前確認必須です!
画面の乱れがないか、音声がしっかり聞き取れるか、または届いているかをチェックします。
さらに、PCから動画を再生する場合も、途中でとまったりしないかをチェックします。
複数台、無線Wi-Fiに接続すると、通信状態が悪くなる事も稀にありますので
なるべく本番と同じ状態で確認する事が大切です。

B配布資料を確認する。
最後に、確認するのは配布資料の確認です。印刷をして紙を出力するなら、参加者全員分
準備できているか、ページの抜け漏れがないか等最終の確認をしてください。
会議が始まった直前に、アナウンスで配布資料が手元にしっかりあるか確認してもらっても良いですね。



さぁ、ここまでの長文、お付き合い頂きありがとうございます<(_ _)>
もちろん、ケースバイケースなので、ここに記載したものが当てはまらない場合もあります。
または、これ以外にも気を付けるべき点があったりしますが
是非、御参考にしながら、少しでもお役立て頂けますと幸いです。

最後に、チェックリストをご紹介して、また次回
皆様のお役に立てる情報をお届けします!

会議の事前準備_チェックリスト|ブリリアントポート

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