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貸し会議室を予約する上で重要なポイント|

FAQ

貸し会議室を予約する上で重要なポイントは?

今後沖縄で仕事をすることになって、その準備に追われている状況ですが、よりによって仕事の責任者である私の指導係である直属の上司が、他の仕事で一緒に沖縄に行けなくなってしまいました。
ある程度の引き継ぎはしてもらいましたが、責任のある仕事のリーダーをするのははじめての経験で、まだ沖縄に行く前に準備しておかなければいけないこともたくさんあって、その1つが貸し会議室の予約です。
これまでも都内で貸し会議室を利用したことは数回ありますが、自分自身で手配したこともなければ、会議室についての情報も全くなくて、それも一度も訪れたことがない沖縄ということで、何を基準に選んでいいのか分かりません。
貸し会議室を選ぶ上で、重視しなければいけないポイントをできるだけ多く教えてもらえないでしょうか?

answer

アクセスや会場の大きさなど多くのポイントがあります

インターネットで検索すれば、沖縄の貸し会議室情報も簡単に調べることができるので、以下の点を確認しながら、最も条件に合った会議室を早めに抑えましょう。
まずは来場する人数に合わせて会場を選ぶ必要がありますが、予約なしで参加できるようなセミナーなどの場合は、来場者が増える可能性もありますので、それに対応できるようにある程度の余裕を持った方がいいでしょう。
下見ができればいいのですが、できない場合は、事前に会場の写真を送ってもらうように要求してみるといいでしょう。
会議に必要な機材が揃っていることも大事なポイントです。
机や椅子はもちろんですが、プロジェクター、スクリーン、マイク、音響機材など、貸出可能な機材の確認を忘れないようにしましょう。
貸し会議室によって時間の設定もありますので、追加できる時間や時間の変更が可能なのかも含めて、あらかじめ確認しておきましょう。
はじめて行く場所であれば、その確認や会場へのアクセスの良さも、大事なチェックポイントの1つです。

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